Jak otworzyć lokal gastronomiczny? Wskazówki, dzięki którym unikniesz błędów (cz.1)

Otwarcie lokalu gastronomicznego jest złożonym procesem. Można je porównać do składania skomplikowanych puzzli. Najważniejsze, to dobrze się przygotować do przejścia przez wszystkie etapy przed otwarciem, by nie popełniać niepotrzebnych błędów. Przeczytaj, o jakich elementach musisz koniecznie pamiętać zanim otworzysz biznes gastronomiczny.

Otwarcie lokalu gastronomicznego, od czego zależy sukces?

Branża gastronomiczna, choć pełna wyzwań i niepewności, to także miejsce pełne potencjału. Trafne decyzje, planowanie i prawdziwa pasja mogą przyczynić się do utworzenia prężnie działającej restauracji, która przetrwa długie lata na rynku.

Oto kilka kluczowych czynników, które mogą pomóc ci przetrwać i odnieść sukces w gastronomii:

• Zrozumienie rynku: Niezwykle ważne jest zrozumienie swojego lokalnego rynku - kim są twoi klienci, jakie mają preferencje, jakie jest zapotrzebowanie, jak duża jest konkurencja. Znajomość tych aspektów pozwoli Ci na skuteczne dopasowanie oferty i strategii biznesowej.
• Przemyślany plan biznesowy: Bez solidnego planu biznesowego, który opisuje twoją koncepcję, strategię marketingową, prognozy finansowe, analizę rynku i konkurencji, ciężko jest odnieść sukces. Dobrze przygotowany plan biznesowy pomoże ci skupić się na swoim celu i utrzymać kurs, nawet w trudnych chwilach.
• Umiejętne zarządzanie finansami: Kontrola nad finansami jest kluczowa. Musisz dokładnie zrozumieć, jak przepływają pieniądze w twoim biznesie - od kosztów zakupu surowców, przez płace pracowników, koszty operacyjne, aż po cenę, jaką płaci klient. Wiedza ta pozwoli Ci na skuteczne zarządzanie marżą, kosztami i zyskami.
• Umiejętność zarządzania zespołem: Dobry zespół to podstawa sukcesu w każdym biznesie, a w gastronomii ma to szczególne znaczenie. Twój zespół to twarz Twojej restauracji. Musisz umieć dobrze zarządzać ludźmi, motywować ich i utrzymywać dobry nastrój i wysoką efektywność pracy
• Pasja i zaangażowanie: Branża gastronomiczna to nie tylko biznes, to przede wszystkim pasja. Jeśli naprawdę kochasz to, co robisz, jeśli czerpiesz satysfakcję z gotowania, serwowania potraw, spotkań z gośćmi, to jest duża szansa, że przetrwasz najtrudniejsze chwile.
• Innowacyjność: Gastronomia jest dynamicznym rynkiem, na którym stale pojawiają się nowe trendy, smaki, techniki. Musisz być otwarty na nowości, innowacje i gotowy do ciągłego uczenia się.

Zakres działań przed otwarciem lokalu gastronomicznego

Jeśli podjąłeś decyzję o rozpoczęciu przygody z gastronomią i jesteś pewien, że prowadzenie lokalu gastronomicznego to Twoja przyszłość, zobacz, jakie zagadnienia i elementy musisz rozważyć przed otwarciem działalności gospodarczej w tej branży. Zakres działań jest szeroki, ale planując wszystkie etapy z głową i odpowiednio wcześniej unikniesz wielu błędów i zwiększysz szanse na sukces swojej firmy.

Zdefiniuj koncepcję lokalu gastronomicznego

Gastronomia coraz bardziej odchodzi od ustalonych przez wiele lat sztywnych koncepcji, podziału na restauracje, kawiarnie i bary. Zastanawiając się nad sposobem prowadzenia i rodzajem lokalu gastronomicznego, możesz się zdecydować na coś tradycyjnego, ale też nie ma żadnego powodu, abyś nie popuścił wodzy fantazji i spróbował wprowadzić swój innowacyjny pomysł, który odróżni cię od konkurencji i da ci przewagę rynkową. Pewne jest, że na etapie planowania musisz zdecydować o charakterze własnej restauracji czy punktu gastronomicznego. To wpłynie na dalsze decyzje – np. lokalizacji, wyborze nieruchomości i jej wielkości, czy już na dalszym etapie – aranżacji i wyposażenia wnętrza.

Ważne! Nie zawsze uda ci się od razu znaleźć idealny lokal do idealnej koncepcji lub na odwrót – trzeba umieć czasem zrezygnować, poczekać, poszukać innych rozwiązań. Pochopne działania mogą zakończyć się sukcesem, ale znacznie częściej są źródłem niepowodzeń. Szkoda, by Twoje gastronomiczne plany spaliły na panewce.

Wykonaj analizę rynku

W procesie analizy i wyboru koncepcji nie podejmuj decyzji wyłącznie na podstawie własnych przypuszczeń i marzeń. Koniecznie zbadaj rynek. Często popełnianym błędem przy wyborze koncepcji, jest założenie z góry, że na konkretną ofertę gastronomiczną jest w okolicy zapotrzebowanie. Nie zakładaj - sprawdź zanim otworzysz lokal gastronomiczny. Jak zbadać preferencje potencjalnych klientów? Służą temu metody badawcze takie jak:

Ankiety

To najprostsza metoda zaliczająca się do badań ilościowych, przeprowadzana za pomocą wywiadu bezpośredniego lub wypełniana samodzielnie przez ankietowanych on-line.  Za pomocą ankiet możesz określić, jak duża jest grupa docelowa i jaki jest rozkład preferencji w tej grupie. Pytania w ankietach są w większości zamknięte i oceniane według założonej skali (np. wybór odpowiedzi z listy lub ocena od 1 do 10, „zgadzam się” lub „nie”). Chodzi o to, aby wyniki można było policzyć, podsumować, stworzyć ich statystykę i poddać analizie. Możesz zbierać opinie na interesujący Cię temat wśród ludzi przechodzących w pobliżu Twojego przyszłego lokalu gastronomicznego, okolicznych mieszkańców, przedstawicieli grupy docelowej w internecie itp. Wykonanie takich ankiet to dobre posunięcie, nawet zanim zarejestrujesz działalność gospodarczą, pomoże w rozeznaniu się na rynku. Przygotuj ankietę, w której pytasz o preferencje odnoście oferty lokalu gastronomicznego, średniej częstotliwości odwiedzania restauracji, wydawanych kwot na gastronomię (tygodniowo, miesięcznie), korzystania z oferty zamówień z dostawą itp. Do badania opinii online możesz użyć darmowych narzędzi, np. Google Forms, Typeforma czy ankiet tworzonych w social mediach.

Liczenie potencjalnych gości

Policz potencjalnych klientów i ruch w okolicy, aby sprawdzić, czy możesz mieć wystarczającą frekwencję w lokalu. Gdy chcesz otworzyć punkt gastronomiczny na dworcu, możesz policzyć osoby przechodzące przed konkurencyjnym lokalem gastronomicznym oraz transakcje sprzedaży w tym miejscu. Jeśli w ciągu dnia przed lokalem konkurencji przechodzi 2000 osób, a liczba transakcji wynosi 100, to współczynnik penetracji wynosi 5%. Jeśli przed twoją przyszłą lokalizacją przechodzi 1000 osób, a oferta jest równie atrakcyjna, to masz szansę na 50 transakcji dziennie.

Zorganizuj grupę focusową

Spotkania typu focus group to inaczej zogniskowany wywiad grupowy. Ze względu na pogłębiony i wnikliwy charakter nie powinno w nim brać udział więcej niż 10 uczestników. Najczęściej są to: właściciel, szef kuchni, menedżer restauracji, przedstawiciele grup docelowych i specjaliści branżowi uczestniczący w projekcie. Spotkanie prowadzone jest według ustalonego planu, z przygotowanym wcześniej scenariuszem i ma na celu ustalenie, jaką koncepcję ma mieć przyszły lokal gastronomiczny.

Poznaj i śledź konkurencję

Śledzenie działalności konkurencji jest jednym z bardziej przydatnych sposobów na zrozumienie rynku. W odniesieniu do lokali gastronomicznych o zbliżonym profilu pomocna będzie dla ciebie informacja o: wielkości sprzedaży, rodzaju menu, poziomie cen sprzedaży, wielkości średniego rachunku, promocjach, rodzaju gości.  Obserwacja podczas wizyty w konkurencyjnym lokalu jest prostą i efektywną metodą na pozyskanie wartościowych informacji, takich jak: wyposażenie, ocena obłożenia sali, jakość dań, praca personelu, promocje, nowości czy poziom cen. Warto dyskretnie zrobić kilka zdjęć i potem przejrzeć je w spokoju. A przy okazji możesz też liczyć paragony. Zapytanie ofertowe (telefoniczne lub mailowe) jest metodą pozwalającą poznać ofertę oraz obłożenie sal bankietowych konkurencji. Jeśli zdecydowałeś się już na określony typ lokalu gastronomicznego obserwuj działania konkurencji w mediach społecznościowych, jakie mają promocje, eventy itp.

Wybierz najlepszą lokalizację dla Twojej gastronomii

Podobno są trzy najważniejsze warunki, które decydują o sukcesie lub porażce działalności gastronomicznej. Są to kolejno: lokalizacja, lokalizacja i lokalizacja. Na co powinieneś zwrócić szczególną uwagę decydując się na lokalizację?

• Widoczność od strony miejsc przepływu potencjalnych gości (np. duże witryny, brak drzew zasłaniających widok).
• Możliwości umieszczenia reklamy zewnętrznej (ewentualne ograniczenia ze strony konserwatora zabytków).
• Możliwość ustawienia ogródka sezonowego.
• Możliwość ustalenia dogodnych godzin otwarcia (wspólnota, sąsiedzi). Nie zapominaj, że centra handlowe określają godziny funkcjonowania lokali i dają kary za odstępstwa od nich.
• Łatwy dojazd, bezpieczny i odpowiedniej wielkości parking niedaleko restauracji. Konieczność podejścia np. 200 m może skutecznie zniechęcić wielu potencjalnych gości. Borykają się z tym problemem restauracje usytuowane w strefach zamkniętych dla ruchu samochodowego, zwłaszcza jeśli oferują usługi bankietowe (np. przyjęcia ślubne).
• Łatwy dostęp, również dla niepełnosprawnych.
• Bezpieczeństwo w okolicy restauracji oraz bezpieczeństwo prowadzenia działalności.
• Dojazd do klienta i dowóz zamówień (ważne przy dostawie dań do domów/biur).
• Przepływ ludzi przed restauracją. Znane jest określenie „restauracja 100 m od sukcesu”. Dotyczy ono biznesów gastronomicznych, które znajdują się w niewielkiej odległości od popularnych deptaków. Właściciele płacą wprawdzie niższe czynsze, ale mogą się tylko przyglądać, jak niedaleko od nich inni mnożą zyski i rozwijają swój lokal gastronomiczny.

Przygotuj solidny biznes plan

Biznesplan jest dokumentem, który powinieneś przygotować, zanim podejmiesz decyzję o zaangażowaniu siebie i swoich pieniędzy w działalność gastronomiczną. Są po temu dwa ważne powody. Po pierwsze biznesplan jest konieczny, jeśli chcesz złożyć wniosek o uzyskanie kredytu na działalność firmy. Na jego podstawie bank ocenia wykonalność i sensowność proponowanej przez ciebie inwestycji/działalności gospodarczej. Dokonuje analizy od strony finansowej, marketingowej i operacyjnej, ale nie tylko. Zwraca również uwagę na sposób, w jaki twój biznesplan jest napisany, jak to świadczy o twoim profesjonalizmie i dojrzałości biznesowej. Po drugie biznesplan jest przydatny tobie. Pomoże ci zebrać i uporządkować wszystkie myśli i pomysły, które zapewne kłębią się w twojej głowie, zaplanować koszty prowadzenia firmy (m.in. najmu, wyposażenia, zatrudnienia personelu), wybrać sposób opodatkowania, rozeznać się w różnego typu przyszłych płatnościach (VAT, ZUS itp.). Stworzenie solidnego planu zmusza do głębszych przemyśleń, nieraz wymaga przeprowadzenia specyficznych badań, takich jak wcześniej opisany fokus czy badania ankietowe. Ważnym elementem dobrego biznes planu jest budżet, jak go opracować i co powinien zawierać przeczytasz w artykule "Budżet otwarcia restauracji - co powinien zawierać".

Wybierz odpowiedni lokal pod działalność

Decydując się na kupno lub wynajem lokalu pod gastronomię koniecznie weź pod uwagę następujące aspekty techniczne:

• Możliwość adaptacji nieruchomości zgodnie w wymaganiami projektu (wyposażenie w media, wentylacja, technologia).
• Brak konieczności wystąpienia do sanepidu o odstępstwo w przypadku zaniżonej wysokości lokalu, braku naturalnego oświetlenia na stanowisku pracy lub zagłębienia pomieszczeń.
• Zgodność parametrów technicznych lokalu z biznesplanem (metrażu, rodzaju i rozkładu pomieszczeń).
• Czas i zaangażowanie potrzebne do przystosowania, wyposażenia i otwarcia lokalu.
• Sprawność i wydajność instalacji (elektrycznej, mocy przyłącza, wentylacyjnej, wodno-kanalizacyjnej). Szczególnie ważne są stan i przepustowość wentylacji obiektu, gdyż – jak pokazuje praktyka – problemy z tym związane generują wysokie koszty, są często najtrudniejsze i najdroższe do rozwiązania.

Pamiętaj też, że powierzchnia lokalu ma duże znaczenie w odniesieniu do typu gastronomii, jaki planujesz otworzyć. Restauracja nie powinna mieć więcej stolików niż kuchnia jest w stanie obsłużyć naraz. Kawiarnia rządzi się innymi prawami, tu goście lubią spędzać często godziny przy laptopie i jednej kawie, więc jak największa liczba stolików to często warunek, by goście czuli się zachęceni do przyjścia.

Sprawdź możliwość otrzymania koncesji na alkohol

Jeśli wynajmujesz nieruchomość pod lokal gastronomiczny i planujesz sprzedaż alkoholu, sprawdź wcześniej, czy lokal spełnia wstępnie wymogi (nie może się znajdować m.in. w pobliżu szkoły, przedszkola, miejsc kultu, siedziby kursów językowych, dokładna odległość jest wyraźnie określona w wymaganiach) i czy właściciel budynku/wspólnoty wyraził zgodę. To, że w danym miejscu już działała gastronomi i poprzedni operator miał takie zezwolenie, nie oznacza jednak, że automatycznie ty również je otrzymasz.

Sprawdź warunki umowy najmu

Umowa jest jednym z najważniejszych i jednocześnie często jednym z najbardziej podstępnych dokumentów, dlatego zawsze skonsultuj ją z prawnikiem. Działaj rozważnie, w myśl mądrego powiedzenia: „umowy podpisuje się na czas wojny, nie pokoju”. Podpisując umowę najmu, powinieneś zwrócić uwagę przede wszystkim na:

• stan prawny lokalu (tytuł do lokalu, brak obciążeń),
• stan w momencie przejęcia, wymogi dotyczące jego zdania po zakończeniu kontraktu,
• zakres dozwolonej działalności (rodzaj produkcji - uwaga na wymogi HACCP, ogródek, sprzedaż alkoholu),
• możliwość „wakacji czynszowych” przez pierwszy okres najmu,
• wyszczególnienie kosztów po stronie wynajmującego/najemcy,
• czas trwania umowy i możliwość jej przedłużenia,  zasady wypowiedzenia
• przeniesienie warunków kontraktu w przypadku zmiany właściciela lokalu,
• możliwość podnajmu,
• możliwość umieszczenia reklamy zewnętrznej,
• możliwość przebudowy i zmian w elewacji budynku.

To pierwsza część materiału dotycząca najważniejszych aspektów, o jakie powinieneś zadbać przed otwarciem lokalu gastronomicznego. O kolejnych przeczytasz w następnym artykule. A jeśli chcesz zgłębić temat, jak otworzyć restaurację zapraszam do lektury mojego poradnika "Menedżer gastronomii, cz. 1", znajdziesz tam szczegółowo opisane kwestie dotyczące otwierania własnej restauracji i planowania działalności gastronomicznej.

Pamiętaj, że choć statystyki mogą być niepokojące, nie są one wyrocznią. Wiele restauracji przetrwało długie lata na rynku, a nawet osiągnęło znaczny sukces. Kluczem jest odpowiednie przygotowanie i ciężka praca.