Koszty otwarcia restauracji – co powinien zawierać budżet?
Prawidłowo przygotowany budżet otwarcia lokalu gastronomicznego to podstawa przed rozpoczęciem działalności. Da ci wstępną, ważną odpowiedź na dwa kluczowe dla większości inwestorów pytania: Ile pieniędzy trzeba zainwestować, by otworzyć restaurację? Ile można zarobić? Budżet jest w ogromnym stopniu uzależniony od lokalu, który uda ci się pozyskać. Nie tylko koszty otwarcia – przygotowania do funkcjonowania lokalu gastronomicznego, ale również wielkość sprzedaży i wydatki bieżące zależą od charakterystyki miejsca.
Dlatego w biznesplanie, który wykonujesz jeszcze przed najęciem lokalu, powinieneś przeprowadzić wstępną kalkulację obrazującą twoje założenia. Bardziej precyzyjny budżet sporządzisz dopiero wtedy, kiedy będziesz już dysponował konkretnym miejscem. Jednak wstępny budżet: pozwoli na przybliżoną ocenę, czy inwestycja jest warta zachodu, a przeprowadzenie kilku scenariuszy budżetu – optymistycznych i pesymistycznych – umożliwi oszacowanie zakresu wyników finansowych (największych ewentualnych strat i zysków) i tym samym poziomu ryzyka.
Otwarcie restauracji, zaczynamy?
Otwarcie restauracji to złożony proces, który wymaga odpowiedniego planowania i przygotowania. Wymaga to nie tylko umiejętności kulinarnej, ale także biznesowej. Jak wszystkie przedsięwzięcia – wszystko zaczyna się w Twojej głowie – od idei. Zdefiniuj koncepcję swojej restauracji. Czy to będzie elegancka restauracja a’la carte, przytulna kawiarnia, czy może bar szybkiej obsługi? Koncepcja powinna obejmować styl kulinarny, wystrój, atmosferę, docelową grupę klientów i idealną lojkalizację. Następnie przejdź do liczb. Będziesz musiał stworzyć plan biznesowy: Napisz plan, który zawiera twoją wizję, strategię marketingową, prognozy finansowe i operacyjne, a także analizę rynku i konkurencji. Pamiętaj również o finansowaniu: zidentyfikuj źródła finansowania. Może to obejmować własne oszczędności, pożyczki bankowe, inwestorów, dotacje czy crowdfundingu.
Elementy budżetu otwarcia lokalu gastronomicznego
Elementy budżetu otwarcia to: wycena inwestycji, jednorazowe koszty otwarcia oraz symulacja wyników finansowych
Wycena inwestycji pod otwarcie restauracji lub innego lokalu gastronomicznego
Pierwszym elementem jest wycena inwestycji. Tu uwzględniasz wydatki związane z:
kupnem lub pozyskaniem lokalu (np. koszt odstępnego),
pracami projektowymi,
robotami budowlanymi,
wyposażeniem w sprzęt stacjonarny (urządzenia kuchenne, wyposażenie sali, sprzęt komputerowy).
Pamiętaj, że środki trwałe podlegają amortyzacji. Aby określić wielkość inwestycji, powinieneś znać, choćby szacunkowo, koszty adaptacji lokalu oraz jego wyposażenia. Dlatego już we wczesnej fazie budżetowania projektu skontaktuj się z firmą budowlaną, projektantem technologii oraz wybierz dostawców sprzętu. W zależności od wybranej technologii koszty wyposażenia mogą wynieść kilkanaście lub kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Koszty jednorazowe otwarcia restauracji lub innego lokalu gastronomicznego
Nie zapomnij o wydatkach, które nie podlegają amortyzacji, lecz mogą stanowić istotny koszt konieczny do uwzględnienia w budżecie. Przed otwarciem, jeszcze zanim zaczną wpływać pierwsze pieniądze ze sprzedaży, będziesz musiał ponieść koszty wyposażenia oraz marketingowe, zatrudnienia załogi, zakupu surowców, różne opłaty itp.
Wyposażenie lokalu gastronomicznego
- sprzęt drobny kuchenny, zastawa stołowa, sztućce itp.,
- sprzęt biurowy (teczki, sejf/kasetka na pieniądze, meble biurowe),
- urządzenia oraz środki czystości (szczotki, zmiotki, zmywaki, płyny do zmywania),
- media przed otwarciem (sprawdzenie sprzętu, próby produkcyjne, telefon).
Nakłady związane z zatrudnieniem personelu
- rekrutacja (np. ogłoszenia),
- badania lekarskie pracowników,
- koszt robocizny przed otwarciem restauracji,
- stroje personelu gastronomicznego,
- szkolenia wstępne dla pracowników firmy.
Koszty związane z surowcem
- surowiec potrzebny do prób produkcyjnych,
- pierwsze zatowarowanie (konieczny, minimalny stan magazynowy, który „nigdy nie zostaje sprzedany”, więc stanowi jednorazowy koszt otwarcia).
Opłaty i inne koszty
- opłaty różnych formalności i pozwoleń
- wdrożenie HACCP (po otwarciu),
- usługi komputerowe (fiskalizacja kasy),
- transport,
- opłaty wymagane prawem,
- koszty operacyjne, które należy ponosić cyklicznie, zostaną ujęte w kosztach operacyjnych działalności, jednak należy pamiętać, że wiele z nich musi być poniesionych również na początku działalności (np. opłaty za pozwolenie na sprzedaż alkoholu, ZAIKS – odtwarzanie muzyki).
Koszty marketingowe
- badania rynkowe,
- przeprowadzenie akcji reklamowej/promocyjnej związanej z otwarciem,
- systemy komunikacji wewnątrz i na zewnątrz restauracji (karty menu, tablice, stojaki, ramki, cenniki, dekoracja stołów),
- dekoracja lokalu zewnętrzna i wewnętrzna – odpowiednio do koncepcji.
Jednorazowe koszty otwarcia traktowane są jako koszt restauracji. Można powiedzieć, że restauracja zacznie przynosić zyski dopiero, gdy je „odrobisz”. Pamiętaj o tym przy analizie wyników, tworząc odrębną pozycję kosztową na tego typu wydatki. W przeciwnym razie zmieszają się one z rzeczywistymi kosztami bieżącymi z początku działalności i utrudnią ocenę sytuacji.
Symulacja wyników finansowych lokalu gastronomicznego
Ta część budżetu jest najważniejsza i zarazem najtrudniejsza do wykonania, ale jako przyszły właściciel lokalu musisz umieć się z tym zmierzyć. Najprościej będzie to zrobić w formie rachunku zysków i strat (RZiS). W przypadku prostych i niewielkich projektów powinien on zawierać przynajmniej założenia wielkości sprzedaży, kosztów (personelu, surowca i operacyjnych) oraz zysku. Budżety złożonej działalności i przy większych inwestycjach powinny być bardziej szczegółowe i uwzględniać głębsze wyliczenia dotyczące zarówno sprzedaży, jak i grup kosztowych. Jakie elementy składają się na prognozowanie wyników lokalu pokazuje rysunek poniżej.
Zwyczajowo i z powodu wymogów księgowych budżety, a potem realne rozliczenia przygotowuje się w skali miesięcznej, a następnie rocznej i w takich okresach dokonuje się później rozliczeń wyników.
Dokładne instrukcje, jak prognozować sprzedaż i różne rodzaje kosztów (surowca, operacyjne i inne) znajdziesz w moim poradniku „Menedżer gastronomii”.
Elementy wpływające na dokładność budżetu Twojej Gastronomii
Planując otwarcie restauracji i jej budżet nie zapomnij o uwzględnieniu aspektów, które mogą mieć wpływ na jego dokładność:
- Sprzedaż, a tym samym koszty podlegają sezonowości.
- Miesiące mają różną liczbę dni kalendarzowych, dni roboczych oraz świąt. Luty ma 28 dni, czyli o 10% mniej niż np. marzec. Liczba weekendów w miesiącu też może istotnie wpływać na wielkość sprzedaży lokali gastronomicznych.
- Powinieneś dokładnie określić, przez ile dni w miesiącu i roku restauracja będzie otwarta. W niektóre dni świąteczne restauracja będzie zamknięta – warto mieć to na względzie.
- Każdy lokal potrzebuje czasu na rozkręcenie. Dlatego w pierwszych miesiącach działalności spodziewaj się niższej sprzedaży i podwyższonych kosztów. Im bardziej uczęszczane miejsce (dworzec kolejowy, centrum handlowe) i standardowa oferta, tym czas rozruchu powinien być krótszy. Najdłuższy okres rozruchu mają lokale o nietypowej ofercie (trzeba do niej przekonać gości) oraz te, które są oddalone od ciągów komunikacyjnych, ukryte (gości przyciągnie reklama oraz renoma marki, ale to może potrwać).
- Wielkość sprzedaży jest uzależniona głównie od trafności koncepcji, lokalizacji oraz fachowości załogi. Natomiast początkowy okres podwyższonych kosztów jest zależny nie tylko od kwalifikacji pracowników, lecz także od wdrożenia i egzekwowania systemów kontrolnych oraz od umiejętności wyciągania wniosków i szybkiej reakcji na zauważone nieprawidłowości.
Główne błędy założeń budżetowych
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest niedoszacowanie kosztów inwestycji. Często biznes plan zakłada, że wiele elementów dostosowania lokalu gastronomicznego uda się zrobić „po kosztach”, ale rzadko kiedy to się udaje. Poza tym każdy projekt, opinia czy konsultacja eksperta sporo kosztuje, a o tych kosztach często się zapomina planując biznes. Standardem też jest, że lokal nie jest gotowy na otwarcie w zakładanym terminie, zdobywanie pozwoleń, remonty, odbiory, rekrutacja przeciąga się dłużej niż planowaliśmy i bar czy restauracja nie zaczyna zarabiać w czasie, w jakim było to założone. Dlatego musisz mieć środki na parę miesięcy działalności naprzód. Zastanów się też, jak możesz ograniczyć koszty zaplanowane na inwestycję – np. zamiast kupować na początek wynajmij sprzęt lub meble, dzięki umowom marketingowym z dostawcami produktów gastronomicznych możesz otrzymać, w zamian za reklamę – wyposażenie ogródka lub zastawę do kawy.
Pamiętaj, że prowadzenie restauracji to nie tylko przygotowywanie pysznego jedzenia, ale przede wszystkim zarządzanie biznesem.