Jak zmniejszać koszty operacyjne w gastronomii?

W gastronomii, jak w każdym biznesie, ważne jest umiejętne zarządzanie kosztami. Grosz do grosza, a wyniki będą lepsze. Poniżej przedstawiam kilka sprawdzonych metod ograniczania kosztów operacyjnych, pomocne będą w ograniczaniu strat oraz przeciwdziałaniu marnotrawstwu i nieuczciwości.

Czym są koszty operacyjne?

Koszty operacyjne, to wydatki, które firma musi ponieść w ramach swojej codziennej działalności. Wyróżniamy tutaj koszty stałe i koszty zmienne.

Koszty stałe to takie koszty, które nie zmieniają się z biegiem czasu, niezależnie od poziomu produkcji czy sprzedaży. Do nich zaliczamy na przykład stały czynsz za lokal, opłaty za ubezpieczenie, koszt wynagrodzeń dla pracowników z umową o pracę na pełny etat, opłaty za usługi prawne i księgowe czy amortyzacja sprzętu.

Koszty zmienne natomiast, to koszty, które zmieniają się w zależności od poziomu produkcji czy sprzedaży. W branży gastronomicznej, kosztami zmiennymi mogą być na przykład koszt zakupu surowców do produkcji potraw, koszty energii zużywanej na produkcję, czy wynagrodzenia dla pracowników pracujących na stawki godzinowe na umowach zlecenie.

Co zaliczyć do kosztów operacyjnych w gastronomii?

Przypomnijmy najpierw, co zalicza się do tego rodzaju kosztów. Koszty operacyjne mogą być różnego rodzaju: bezpośrednie przydzielane do konkretnych dań (licencja na sprzedaż alkoholu) i niebezpośrednie dotyczące całej działalności (wydatki na art. biurowe, wywóz nieczystości). Niektóre koszty są stałe, niezależne od sprzedaży (usługi księgowe i stałe czynsze), inne zmienne (opakowania jednorazowe) lub mieszane (np. media). W tabeli poniżej znajdziesz wyszczególnienie kosztów operacyjnych.

Taki podział kosztów nie jest jedynym możliwym. Możesz uporządkować poszczególne pozycje w dowolnych grupach, przestrzegaj jednak kilku zasad:

• Pozycje kosztowe w grupie powinny do siebie pasować i dotyczyć podobnego rodzaju kosztów.
• Po ustaleniu podziału nie zmieniaj go, bo utrudnisz analizę porównawczą w czasie.
• Jeśli musisz dokonać zmiany, najlepiej zrób to również wstecz, w poprzednich okresach, których używasz do porównań.
• Pozycja „inne opłaty i koszty” stanowi swoisty „worek w worku operacyjnym”. Trafiają tam różne drobne i nieprzewidziane koszty, które nie pasują do ustalonych grup.
• Jeśli zauważysz, że koszty te są sporo wyższe niż inne grupy kosztowe, postaraj się podzielić je na mniejsze części, które łatwiej ci będzie oceniać.
• Ustal z księgowością, żeby zestawienia kosztów były przygotowywane w ustalonym przez ciebie porządku, inaczej stracisz sporo czasu na przełożenie wersji księgowej na zarządczą.

Metody ograniczania strat i kontroli kosztów operacyjnych w gastronomii

Zamykaj środki operacyjne

Staraj się trzymać pod kluczem najdroższe i najbardziej pożądane przez pracowników produkty, które mogą ukradkiem zmienić właściciela. Choć pomysł nie wydaje się zbyt kreatywny, w wielu lokalach gastronomicznych ten temat nie jest dopilnowany, m.in. z powodu naiwnej wiary w uczciwość personelu. Jeśli palety, KEG-i czy inne opakowania zwrotne znajdują się w ogólnodostępnym
miejscu, zadbaj, aby nie było łatwo ich wynieść z restauracji bez pozwolenia.

Kontroluj wyrzucanie i wynoszenie śmieci

Koszt wywozu odpadów jest znacznym wydatkiem, dlatego dbaj o maksymalne wykorzystanie pojemności kontenerów. W dużych lokalach można rozważyć używanie zgniatarki do śmieci. W koszu na śmiecie mogą lądować wyrzucone przez przypadek potrzebne przedmioty, np. sztućce. Można zamocować mocne magnesy (wyłapujące metalowe przedmioty) w koszu na odpady w zmywalni. Możesz się też zastanowić nad stosowaniem toreb na śmiecie z przezroczystego plastiku. Pozwalają dostrzec nie tylko przypadkowe straty, ale również produkty, które w zamierzony sposób zostały umieszczone w worku, aby łatwiej je było wynieść z restauracji.

Sprawdzaj dozowniki papieru

Źródłem strat ręczników papierowych mogą być niesprawne dozowniki lub ich nadmierne załadowanie, co powoduje, że za jednym razem wyciąga się nie jeden ręcznik, ale kilkanaście. Rozważ zamianę dozowników na suszarkę do rąk lub choćby jej dodanie.

Oszczędzaj media

• sprawdzaj, czy krany nie przeciekają i czy urządzenia WC są szczelne,
• wyłączaj gaz i prąd w urządzeniach grzewczych, kiedy nie ma potrzeby ich używania,
• wyłączaj inne urządzenia niepotrzebne podczas pracy,
• włączaj pełne oświetlenie sali dopiero po otwarciu lokalu i wyłączaj je natychmiast po zamknięciu, zostawiając tylko światła niezbędne do czynności porządkowych.

Co można zrobić, aby rachunki za wodę były niższe? Możesz stosować zawory indukcyjne lub czasowe, na pewno warto sprawdzać, czy baterie i spłuczki nie przeciekają i motywować personel, aby oszczędzał wodę. Pamiętaj, że filtry wody z odwróconą osmozą z zasady odprowadzają część wody do kanalizacji poprzez specjalny zawór. Jeśli się on zepsuje – tracimy więcej wody, niż powinniśmy.

Mnie podoba się bardzo temat oszczędnych perlatorów. Inwestycja niewielka a korzyść ogromna. Pod hasłem „perlator, oszczędność wody”, znajdziesz wiele ofert; ja używam „Hippo”. Szczególnie użyteczny wydaje mi się ten do baterii kuchennych, gdzie lekkie dotknięcie wylewki wstrzymuje strumień wody. Bardzo oszczędne i wygodne przy zmywaniu.

Sprawdzaj dozowniki płynów do zmywania mechanicznego

Najczęściej są one kalibrowane przez dostawców. A ci są zainteresowani dużym zużyciem. Sprawdź, czy dozowanie odbywa się zgodnie z instrukcją obsługi zmywarki.

Ustalaj limity i odpowiedzialność

Aby ograniczać koszty, wprowadzaj na nie limity. Mogą one funkcjonować na dwa sposoby. Pierwszy – to działanie wstecz. Załóżmy, że ustaliłeś logiczny limit na czyściwo papierowe w wysokości 4 rolek miesięcznie. Jeśli pracownicy zużyją więcej – mają mniejsze premie lub dopłacają do dodatkowego zakupu. Możesz też ustalać limity na przyszłość, np. informujesz pracowników, że na tydzień mogą dostać tylko jedną rolkę czyściwa. Jeśli zużyją ją za szybko, będą cierpieć niewygody z powodu braku papieru lub będą musieli dokupić go z własnych pieniędzy. Ta druga metoda wydaje się dość drastyczna i może doprowadzić do tego, że jeśli rolka za szybko się skończy, pracownicy uciekną się do kreatywnych i mało higienicznych metod w celu znalezienia zamiennika brakującego papieru. Sam musisz zdecydować, czy ten sposób jest odpowiedni do zastosowania w twoim lokalu.

Stosuj konkursy i nagrody

W celu ograniczania kosztów, poza wprowadzeniem limitów i kar, można stosować
konkursy i nagrody. Jeśli np. w miesiącu rozliczeniowym koszty operacyjne zmieszczą się w określonych wartościach, pracownicy otrzymują dodatkową premię.

Wprowadź odpowiedzialność materialną

Aby podkreślić wagę tematu, rozważ wprowadzenie odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Zginie trybuszon – pracownicy składają się na zakup nowego; trzeba kupić mikrofalę – bo przez niewłaściwe użytkowanie poprzednia została zniszczona – pracownicy dokładają się do niej; w ciągu kwartału stłukło się sporo zastawy, zginęły sztućce i szkło – 50% kosztu zakupu nowych sprzętów ponoszą pracownicy itp. Kiedy wprowadzasz odpowiedzialność powiązaną z bolesnymi karami, jednocześnie skup się na kontroli jakości, aby zbytni nacisk nie spowodował spadku poziomu świadczonych usług.

Uświadamiaj i edukuj personel

Ważnymi, jeśli nie najważniejszymi aspektami wpływającymi na koszty są świadomość i zachowanie personelu.

Uświadamiaj im, jaki wpływ na ich przyszłość i zarobki ma ograniczanie kosztów. Przedstaw, ile kosztuje jedna serwetka, jeden ręcznik papierowy. Niejeden pracownik nie wie (a może i ty też nie), jak drogie jest wyciągnięcie garści ręczników jednorazowych z podajnika.

Jeśli zainteresował Cię ten temat, więcej na temat zarządzania różnymi kosztami lokalu gastronomicznego znajdziesz w moim poradniku „Menedżer gastronomii cz. 2”.