Umów bezpłatną konsultację

Koszty otwarcia restauracji – co powinien zawierać budżet?

Prawidłowo przygotowany budżet otwarcia lokalu gastronomicznego to podstawa przed rozpoczęciem działalności. Da ci wstępną, ważną odpowiedź na dwa kluczowe dla większości inwestorów pytania: Ile pieniędzy trzeba zainwestować, by otworzyć restaurację? Ile można zarobić? Budżet jest w ogromnym stopniu uzależniony od lokalu, który uda ci się pozyskać. Nie tylko koszty otwarcia – przygotowania do funkcjonowania lokalu gastronomicznego, ale również wielkość sprzedaży i wydatki bieżące zależą od charakterystyki miejsca.

Dlatego w biznesplanie, który wykonujesz jeszcze przed najęciem lokalu, powinieneś przeprowadzić wstępną kalkulację obrazującą twoje założenia. Bardziej precyzyjny budżet sporządzisz dopiero wtedy, kiedy będziesz już dysponował konkretnym miejscem. Jednak wstępny budżet: pozwoli na przybliżoną ocenę, czy inwestycja jest warta zachodu, a przeprowadzenie kilku scenariuszy budżetu – optymistycznych i pesymistycznych – umożliwi oszacowanie zakresu wyników finansowych (największych ewentualnych strat i zysków) i tym samym poziomu ryzyka.

Otwarcie restauracji, zaczynamy?

Otwarcie restauracji to złożony proces, który wymaga odpowiedniego planowania i przygotowania. Wymaga to nie tylko umiejętności kulinarnej, ale także biznesowej. Jak wszystkie przedsięwzięcia – wszystko zaczyna się w Twojej głowie – od idei. Zdefiniuj koncepcję swojej restauracji. Czy to będzie elegancka restauracja a’la carte, przytulna kawiarnia, czy może bar szybkiej obsługi? Koncepcja powinna obejmować styl kulinarny, wystrój, atmosferę, docelową grupę klientów i idealną lojkalizację. Następnie przejdź do liczb. Będziesz musiał stworzyć plan biznesowy: Napisz plan, który zawiera twoją wizję, strategię marketingową, prognozy finansowe i operacyjne, a także analizę rynku i konkurencji. Pamiętaj również o finansowaniu: zidentyfikuj źródła finansowania. Może to obejmować własne oszczędności, pożyczki bankowe, inwestorów, dotacje czy crowdfundingu.

Elementy budżetu otwarcia lokalu gastronomicznego

Elementy budżetu otwarcia to: wycena inwestycji, jednorazowe koszty otwarcia oraz symulacja wyników finansowych

Elementy budżetu otwarcia lokalu

Wycena inwestycji pod otwarcie restauracji lub innego lokalu gastronomicznego

Pierwszym elementem jest wycena inwestycji. Tu uwzględniasz wydatki związane z:

kupnem lub pozyskaniem lokalu (np. koszt odstępnego),

pracami projektowymi,

robotami budowlanymi,  

wyposażeniem w sprzęt stacjonarny (urządzenia kuchenne, wyposażenie sali, sprzęt komputerowy).

Pamiętaj, że środki trwałe podlegają amortyzacji. Aby określić wielkość inwestycji, powinieneś znać, choćby szacunkowo, koszty adaptacji lokalu oraz jego wyposażenia. Dlatego już we wczesnej fazie budżetowania projektu skontaktuj się z firmą budowlaną, projektantem technologii oraz wybierz  dostawców sprzętu. W zależności od wybranej technologii koszty wyposażenia mogą wynieść kilkanaście lub kilkadziesiąt  tysięcy złotych.

Koszty jednorazowe otwarcia restauracji lub innego lokalu gastronomicznego

Nie zapomnij o wydatkach, które nie podlegają amortyzacji, lecz mogą stanowić istotny koszt konieczny do uwzględnienia w budżecie. Przed otwarciem, jeszcze zanim zaczną wpływać pierwsze pieniądze ze sprzedaży, będziesz musiał ponieść koszty wyposażenia oraz marketingowe, zatrudnienia załogi, zakupu surowców, różne opłaty itp.

Wyposażenie lokalu gastronomicznego

Nakłady związane z zatrudnieniem personelu

Koszty związane z surowcem

Opłaty i inne koszty

Koszty marketingowe

Jednorazowe koszty otwarcia traktowane są jako koszt restauracji. Można powiedzieć, że restauracja zacznie przynosić zyski dopiero, gdy je „odrobisz”. Pamiętaj o tym przy analizie wyników, tworząc odrębną pozycję kosztową na tego typu wydatki. W przeciwnym razie zmieszają się one z rzeczywistymi kosztami bieżącymi z początku działalności i utrudnią ocenę sytuacji.

Symulacja wyników finansowych lokalu gastronomicznego

Ta część budżetu jest najważniejsza i zarazem najtrudniejsza do wykonania, ale jako przyszły właściciel lokalu musisz umieć się z tym zmierzyć. Najprościej będzie to zrobić w formie rachunku zysków i strat (RZiS). W przypadku prostych i niewielkich projektów powinien on zawierać przynajmniej założenia wielkości sprzedaży, kosztów (personelu, surowca i operacyjnych) oraz zysku. Budżety złożonej działalności i przy większych inwestycjach powinny być bardziej szczegółowe i uwzględniać głębsze wyliczenia dotyczące zarówno sprzedaży, jak i grup kosztowych. Jakie elementy składają się na prognozowanie wyników lokalu pokazuje rysunek poniżej.

Prognoza wyników finansowych lokalu

Zwyczajowo i z powodu wymogów księgowych budżety, a potem realne rozliczenia przygotowuje się w skali miesięcznej, a następnie rocznej i w takich okresach dokonuje się później rozliczeń wyników.

Dokładne instrukcje, jak prognozować sprzedaż i różne rodzaje kosztów (surowca, operacyjne i inne) znajdziesz w moim poradniku „Menedżer gastronomii”.

Elementy wpływające na dokładność budżetu Twojej Gastronomii

Planując otwarcie restauracji i jej budżet nie zapomnij o uwzględnieniu aspektów, które mogą mieć wpływ na jego dokładność:

Główne błędy założeń budżetowych

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest niedoszacowanie kosztów inwestycji. Często biznes plan zakłada, że wiele elementów dostosowania lokalu gastronomicznego uda się zrobić „po kosztach”, ale rzadko kiedy to się udaje. Poza tym każdy projekt, opinia czy konsultacja eksperta sporo kosztuje, a o tych kosztach często się zapomina planując biznes. Standardem też jest, że lokal nie jest gotowy na otwarcie w zakładanym terminie, zdobywanie pozwoleń, remonty, odbiory, rekrutacja przeciąga się dłużej niż planowaliśmy i bar czy restauracja nie zaczyna zarabiać w czasie, w jakim było to założone. Dlatego musisz mieć środki na parę miesięcy działalności naprzód. Zastanów się też, jak możesz ograniczyć koszty zaplanowane na inwestycję – np. zamiast kupować na początek wynajmij sprzęt lub meble, dzięki umowom marketingowym z dostawcami produktów gastronomicznych możesz otrzymać, w zamian za reklamę – wyposażenie ogródka lub zastawę do kawy.

Pamiętaj, że prowadzenie restauracji to nie tylko przygotowywanie pysznego jedzenia, ale przede wszystkim zarządzanie biznesem.

Chcesz otworzyć swój lokal? Sprawdź, czy gastronomia jest dla Ciebie

Gastronomia przyciąga rzesze ludzi, którzy chcą spróbować szczęścia w tym biznesie. Być może jesteś jednym z nich – pracujesz gdzieś na etacie, w miejscu nie mającym nic wspólnego z gastro, chcesz się przebranżowić i nigdy więcej nie mieć szefa nad sobą, może kochasz piec ciasta i bezy owocowe i teraz robisz to u kogoś, a zamarzył Ci się własny biznes. Scenariuszy prowadzących ludzi do pomysłu na otwarcie własnego lokalu jest wiele.

Zanim otworzysz lokal gastronomiczny

W każdym razie – zanim postanowisz, że zaczniesz działać w branży gastro, założysz własną działalność i odtąd będziesz sam sobie szefem, zapoznaj się z tym artykułem. Gastronomia jest rozwijającą się i modną branżą, także dzięki mediom promującym ją licznymi programami o gotowaniu czy tajnikach prowadzenia restauracji. Zarządzanie lokalem gastronomicznym na pierwszy rzut oka wydaje się proste, a osiągnięcie sukcesu – w zasięgu ręki. Wydawałoby się, że wystarczy znaleźć dobre miejsce, mieć atrakcyjną ofertę i… samo się kręci. Przed podjęciem decyzji o związaniu się z branżą gastronomiczną, zastanów się razem ze mną nad kilkoma kwestiami.

Czy na pewno chcesz być przedsiębiorcą?

Zacznijmy od sprawy podstawowej. Czasem osoby bez doświadczenia w tym biznesie dochodzą do wniosku: „Zawsze lubiłem przyjmować gości i parzyć kawę. Zbiorę trochę gotówki, to otworzę klimatyczną kawiarnię lub mały pensjonat i będę żył na własnych warunkach.” Tak, jakby gotówka była jedyną rzeczą potrzebną do sprawnie działającego lokalu. Jeśli twoją motywacją do otwarcia kawiarni jest fakt, że lubisz zapach świeżo parzonej kawy i potrafisz doskonale ją przyrządzać, piec pyszne ciasta i chcesz założyć biznes, żeby móc robić tylko to, co kochasz, to muszę Cię zmartwić. W takim wypadku lepiej zatrudnij się u kogoś i 100% swojego czasu w pracy poświęcaj właśnie na pieczenie ciast czy parzenie kawy. Po pracy wrócisz do domu i nie będziesz zaprzątał sobie głowy sprawami, które są chlebem powszednim właściciela biznesu i nie każdy musi z nimi się dobrze czuć.

Mit przedsiębiorczości

Dołączenie do grona przedsiębiorców oznacza, że na Twoje ulubione, wspomniane wyżej, czynności pozostanie Ci tego czasu niewiele. Wir działań administracyjno- organizacyjnych związanych z prowadzeniem lokalu jest wyjątkowo angażujący. Jest prawdopodobne, że to zatrudniony pracownik będzie zajmował się wypiekami, bo Ty w tym czasie będziesz przygotowywał dokumenty do księgowości, odpowiadał na pismo z sanepidu, wypełniał sprawozdanie do BDO, negocjował warunki współpracy z dostawcami, albo szukał nowego kelnera, bo jeden od kilku dni nie przychodzi do pracy i słuch po nim zaginął. Tak wygląda codzienność. Jeśli zacząłeś zastanawiać się nad tematem, polecam Ci książkę Michaela Gerbera „Mit przedsiębiorczości”, która powinna być lekturą obowiązkową przed założeniem własnego biznesu.  Mit przedsiębiorczości to mit, w który wierzy większość ludzi zakładających małe firmy. To tragiczne w skutkach łudzenie się, że jeśli ktoś zna się na danej pracy w firmie, może z powodzeniem prowadzić firmę wykonującą tę pracę, a to są przecież dwie różne sprawy.

Klucz do sukcesu w branży gastro

Jeśli jesteś przekonany, że chcesz rozwijać się jako przedsiębiorca, pochylmy się nad tematem, czy branża gastronomiczna jest tą, w której będziesz czuł się dobrze. Czy wiesz, że około połowa restauracji znika z rynku już w pierwszym roku działalności?  W raportach PARP-u o stanie przedsiębiorstw w Polsce od kilku lat najniższe wskaźniki przeżycia pierwszego roku notuje się dla firm w sekcji – „zakwaterowanie i gastronomia”. To nie brzmi dobrze.

Od czego zależy sukces?

Sukces zależy od sposobu realizacji pomysłu na biznes gastronomiczny. Trafiona lokalizacja, znajomość lokalnej konkurencji, przemyślany biznes plan, umiejętność analizy finansowej, panowanie nad kosztami i marżowością dań, umiejętne systemy wynagradzania pracowników, znajomość technik sprzedaży sugerowanej – to główne, ale nie jedyne elementy złożonych puzzli, które decydują o sukcesie finansowym lokalu. Żeby osiągnąć sukces w gastronomii, trzeba ją lubić. Lubić nastrój swojego lokalu, kontakt z gośćmi, kucharzami i kelnerami, z żywnością. Dobrze się czuć w tym specyficznym rytmie pracy i życia.

Czy masz osobowość menedżera gastronomii?

Pierwsze, co powinieneś rozważyć, to czy natura wyposażyła cię w cechy fizyczne i psychiczne, które pozwolą ci skutecznie i z przyjemnością wcielić się w rolę właściciela lokalu gastronomicznego.

Jaką masz wydolność organizmu?

Zacznijmy od wydolności organizmu. Ile godzin jesteś w stanie wytrzymać bez snu? Ile godzin miesięcznie możesz efektywnie przepracować? Licz się z tym, że będziesz wystawiany na ciężkie próby. Nie chodzi tylko o to, żeby „szybko spać”. Chodzi o to, aby przez wiele godzin skutecznie działać. W gastronomii z reguły najciężej pracuje się wtedy, gdy inni odpoczywają.

Czy jesteś odporny na stres?

To ważna cecha, bo z wysokim poziomem stresu nie raz przyjdzie ci się zmierzyć podczas zarządzania lokalem gastronomicznym. Nierzetelni pracownicy i dostawcy, kradzieże, awarie sprzętu, nieprzewidziane sytuacje wymagające natychmiastowej reakcji będą sprawdzianem dla twoich nerwów.

Poziom stresu jest ściśle związany z możliwościami finansowymi. Wiele zależy od tego, czy inwestujesz w swoją restaurację wszystkie oszczędności, czy traktujesz ją raczej jako kolejną przygodę biznesową. Jeżeli postawiłeś wszystko na jedną kartę, a szanse sukcesu wynoszą (i tu statystyki zarówno polskie, jak i amerykańskie są zgodne)  ok. 30%, twój stres wiązany z ryzykiem z pewnością będzie wyższy.

Czy jesteś typem „złotej rączki”?

Równie ważne są Twoje praktyczne umiejętności w przeróżnych dziedzinach. Niektóre z nich – choć wydają się niewiele znaczące dla „właściciela biznesu” – w przypadku gastronomii nabierają szczególnej wagi. Czy potrafisz zreperować cieknący kran? Albo otworzyć zacięty zamek do twojego biura? Czy wiesz, jak przykleić odpadający kafelek lub przepchać kanalizację? Zapewne słusznie odpowiesz, że od tego wszystkiego są fachowcy. To prawda, ale zanim zjawi się fachowiec, być może będziesz miał już zalany wodą system komputerowy. To tylko przykład wielu niefortunnych sytuacji, które mogą się wydarzyć… i najczęściej się zdarzają. Dlatego właściciel (a mówię tu o właścicielu zarządzającym, nie o inwestorze), powinien być jak szwajcarski scyzoryk – wielozadaniowy.

Jakie masz kompetencje biznesowe?

Oczywiście umiejętność majsterkowania jest przydatna, lecz nie kluczowa. Znacznie ważniejsze są kompetencje biznesowe istotne dla pracy w gastronomii. Odpowiedz sobie na pytania:

Czy lubisz ludzi?

Nie można pracować  w usługach, a zwłaszcza tam, gdzie istotę usługi stanowi gościnność, jeśli nie lubi się kontaktu z ludźmi. Nie na darmo klientów gastronomii nazywamy gośćmi. Goście lokalu to podstawa kontaktów, ale pomyśl też o pracownikach, dostawcach,  franczyzobiorcach czy kontaktach z urzędnikami (im lepsze relacje potrafisz nawiązać, tym lepiej dla Ciebie).

Masz zdolności negocjacyjne?

To ważna umiejętność, bo negocjować będziesz często. Będziesz przekonywać, wywierać wpływ i tłumaczyć swoje zdanie w niezliczonych przypadkach. Od pierwszego momentu, kiedy poinformujesz bliskich, że gastronomia to doskonały pomysł na dalsze życie zawodowe.

Czy umiesz sprzedawać?

Sukces biznesu gastronomicznego zależy też od umiejętności sprzedawania. Ta zaś zawiera się w szerokim pojęciu marketingu. Pomyśl, co wiesz na ten temat, jak się odnajdujesz w roli marketingowca i sprzedawcy? Czy czujesz rynek? Znasz konkurencję, jej słabe i mocne strony?

Masz cechy przywódcze?

Umiejętność stworzenia stałego, efektywnego i zaufanego zespołu jest mieszanką wrodzonych zdolności oraz wiedzy. Wiedzy, którą nabywamy latami, ucząc się na własnych błędach, czytając literaturę fachową lub uczestnicząc w szkoleniach. Jeśli masz doświadczenie w pracy z ludźmi i dobrze sobie radzisz z zarządzaniem zespołami, będzie to dużym ułatwieniem. Ponieważ praca z ludźmi z reguły nie jest prosta, nie zawsze będziesz miał luksus podejmowania wygodnych i najlepszych decyzji w stosunku do pracowników. Czasami sytuacja zmusi Cię do podjęcia decyzji najmniej złej.

Czy lubisz analizę finansową i arkusze Excela?

Nie musisz mieć szerokiej wiedzy z zakresu księgowości, planów kont itp. Twoje biuro rachunkowe rozliczy miesiąc oraz poinformuje cię o sprzedaży i poniesionych kosztach. Ale to nie wystarczy do prawidłowego zarządzania biznesem gastronomicznym. Powinieneś zajrzeć głębiej, przeanalizować wszystkie operacje i wyciągnąć wnioski: ile było transakcji, jaki był średni rachunek według rodzaju sprzedaży, ile było bankietów (i czemu nie więcej), jaka była sprzedaż na godzinę pracy pracownika, skąd się wzięło niewyjaśnione odchylenie w koszcie surowca itp. Znajomość arkuszy kalkulacyjnych, umiejętność oceny wyników, które generuje lokal, zdolność głębokiego, analitycznego spojrzenia na działalność przynoszą wymierne korzyści. Pomagają w podejmowaniu przemyślanych decyzji biznesowych. Mam tu na myśli opracowanie budżetu otwarcia, systematyczny controlling, a także podejmowanie decyzji dotyczących dalszego rozwoju lokalu.

Jesteś wrażliwy na jakość?

Zadowala Cię przeciętność, czy wymagasz najwyższego poziomu wykonania zadań? Czy rażą Cię: brudny stół w kuchni, niedbały stosunek do gościa lub niechlujnie rzucone okrycia wierzchnie w szatni? Jeśli tak, to dobrze. Najwyższa jakość w ramach możliwości danego konceptu sprawi, że goście będą wracali. Pamiętaj: bylejakość zniechęca, a wyjątkowość przyciąga.

Nie zniechęcaj się

Jeśli nadal myślisz przygodzie w gastronomii, to świetnie. Historia biznesu gastronomicznego pełna jest sukcesów. Znane nazwiska, rozpoznawalne marki, międzynarodowe sieci. Pamiętaj, że każdy zaczynał kiedyś od pierwszego lokalu. Tobie też może się to udać.

Więcej na temat otwierania lokalu i zapoznawania się z branżą przeczytasz w mojej książce „Menedżer gastronomii. Jak otworzyć i z sukcesem prowadzić lokal gastronomiczny – część 1”